Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna. Instalasi Rekam Medis dalam rumah sakit merupakan suatu unit fungsional yang bertujuan untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit, yang mana tanpa adanya dukungan suatu sistem pengelolaan rekam medis yang benar, maka tertib administrasi di rumah sakit tidak akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan, tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit. Sistem penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit yang paling krusial pada era BPJS yaitu pengolahan data yang dalam hal ini pemberian kode penyakit dan tindakan serta kelengkapan berkas untuk proses klaim BPJS. Hal ini berkaitan dengan Peraturan Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan Nomor 7 Tahun 2018 tentang Pengelolaan Administrasi Klaim Fasilitas Kesehatan dalam Penyelenggaraan Jaminan Kesehatan dimana rumah sakit harus memenuhi persyaratan dalam pengajuan klaim kepada BPJS Kesehatan. Selanjutnya, Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis yang menyatakan bahwa Seluruh Fasilitas Pelayanan Kesehatan harus menyelenggarakan Rekam Medis Elektronik sesuai dengan ketentuan dalam Peraturan Menteri ini paling lambat pada tanggal 31 Desember 2023. Elektronisasi rekam medis ini didukung oleh Peraturan Walikota Semarang Nomor 44 Tahun 2022 Tentang Rencana Kerja Pemerintah Daerah (RKPD) Kota Semarang Tahun 2023, dimana dalam RKPD mendukung program penelitian dan pengembangan daerah yang memuat pengembangan inovasi dan teknologi.
Diperlukan berbagai macam bukti dukung pemeriksaan kesehatan pasien dalam proses klaim BPJS seperti berkas administrasi pasien, Surat Eligibilitas Peserta (SEP), admission note, hasil pemeriksanaan penunjang dan lain sebagainya. Rata-rata pasien pulang per hari pada instalasi rawat jalan dan IGD yaitu 600 pasien dan rawat inap sebesar 80 pasien. Permasalahan yang ditemui dalam proses klaim BPJS tersebut yaitu pengajuan berkas klaim manual yang memerlukan begitu banyak kertas sehingga menyebabkan ketidakefisiensian biaya, terjadinya penumpukan berkas pada ruang Instalasi Rekam Medis yang menyebabkan penuhnya ruang rekam medis hingga saat berkas klaim tersebut disetorkan kepada BPJS, memerlukan banyak tenaga untuk melakukan proses scan berkas tertentu yang dipersyaratkan oleh BPJS, serta pasien yang harus mengumpulkan persyaratan administrasi dalam bentuk kertas. Hal-hal tersebut tidak sesuai dengan isu strategis dalam RB Tematik Digitalisasi Administrasi Pemerintahan yang bertujuan menciptakan birokrasi tangkas dan pelayanan publik berbasis digital.
Permasalahan tersebut di atas menggugah tim inovasi dari Instalasi Rekam Medis RSD K.R.M.T Wongsonegoro untuk melakukan upaya digitalisasi proses klaim BPJS. Hal ini dilakukan dengan mengoptimalkan sistem informasi rumah sakit (Siwongso). Yang dulunya semua berkas persyaratan klaim dalam bentuk kertas, saat ini admission note, hasil pemeriksaan kesehatan pasien, SEP dan berkas persyaratan lainnya ditarik dan diintegrasikan dari aplikasi Siwongso kedalam bank data rumah sakit khusus klaim BPJS. Sehingga mempermudah persyaratan administrasi pasien dan mempercepat pekerjaan petugas dalam kaitannya dengan pemenuhan kelengkapan berkas klaim BPJS.
Inovasi Siwon Bermain di RSWN dikembangkan dan diimplementasikan sejak diterbitkannya SK Direktur Nomor 056 Tahun 2023 tentang Inovasi “Siwon Bermain di RSWN” (Optimalisasi Siwongso dalam Upaya Efisiensi dan Efektifitas Berkas Klaim BPJS Manual menjadi Elektronik di RSD K.R.M.T Wongsonegoro). Inovasi Siwon Bermain di RSWN memiliki beberapa keunggulan dan kebaharuan dibandingkan inovasi sejenis dalam hal :
Beberapa tahapan dalam Inovasi Siwon Bermain di RSWN ini yaitu:
Tujuan Inovasi Siwon Bermain di RSWN ini yaitu:
No |
Uraian |
Sebelum Inovasi |
Sesudah Inovasi |
1. |
Efisiensi biaya |
Seluruh berkas klaim disampaikan dalam bentuk kertas, sehingga memakan biaya yang sangat besar Total biaya untuk berkas klaim manual : Rp. 74.890.900 ,- |
Proses klaim dilakukan secara elektronik, sehingga tidak ada biaya. Total biaya untuk berkas klaim elektronik : Rp 0 ,-
|
2. |
Penumpukan berkas |
Berkas klaim menumpuk di ruang instalasi rekam medis hingga berkas tersebut diserahkan kepada BPJS Kesehatan |
Tidak terdapat penumpukan berkas (elektronik) |
3. |
Proses scan berkas |
Seluruh pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien ditulis dalam dokumen rekam medis manual / kertas. Sehingga petugas perlu melakukan scan dokumen tertentu yang diminta oleh BPJS |
Seluruh pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien diinputkan dalam aplikasi Siwongso (elektronik) sehingga tidak ada scan berkas (elektronik) |
4. |
Pengumpulan berkas |
Pasien mengumpulkan berkas persyaratan klaim BPJS dalam bentuk kertas |
Pasien tidak mengumpulkan berkas persyaratan klaim BPJS dalam bentuk kertas |
Pemanfaatan aplikasi sistem informasi rumah sakit (Siwongso) untuk Inovasi Siwon Bermain di RSWN sangat berdampak positif terhadap layanan kepada pasien hingga proses klaim BPJS, sebagai berikut: